Zeitmanagement ist Ressourcenmanagement

Müssen wir wirklich unsere Zeit managen? Oder geht’s eher darum, achtsam mit unseren Ressourcen umzugehen?

Vor einiger Zeit habe ich schonmal über wichtige und unwichtige Dinge im Geschäft geschrieben. Da gings darum, richtig zu priorisieren. Und da habe ich Ihnen diese folgende Grafik von Stephen Covey auch schon einmal vorgestellt. Wenn Sie nochmal mehr über diese Grafik lesen wollen, dann finden Sie meinen Artikel dazu hier: https://business-empowerment.eu/2016/05/02/wichtig-und-unwichtig/

Darin unterscheidet er

• (I) Dinge, die dringend und wichtig sind, zum Beispiel Projekte mit Abgabetermin, wichtige Besprechungen, laufende Kundenprojekte oder auch Angebote an neue Kunden.
• (II) Dinge, die nicht dringend, aber sehr wichtig sind, z.B. die Beschäftigung mit unserer Vision und unseren Zielen, Vorbereitung und Planung bestimmter Dinge, Netzwerken und Aufbau von Beziehungen, Neues lernen, Reflektieren, ob wir unsere Ziele erreicht haben und Erholung.
• (III) Dinge, die dringend und nicht wichtig sind, z.B. unnötige Unterbrechungen, Dinge, die andere von Ihnen haben wollen
• (IV) Dinge, die nicht dringend und nicht wichtig sind, z.B. alle möglichen Ausflucht-Aktivitäten, die wir den Tag über so machen, wenn wir vielleicht gerade müde sind oder lustlos

Die Beschäftigung mit unseren Zielen gibt uns Kraft

Für unser Geschäft ist es sehr förderlich, wenn wir uns immer wieder mit den wichtigen, aber nicht dringenden Dingen zu beschäftigen. Mit unserer Vision, unseren Zielen, mit unserer Positionierung, unserem Kundennutzen.
Das ist Quadrant II in dieser Grafik.

Interessanterweise gibt uns die Beschäftigung mit diesen Dingen Kraft. Es stärkt uns, uns mit uns selbst zu beschäftigen, mit dem, was uns antreibt, was uns ein Herzensanliegen ist. Es gibt uns Kraft. Aber was es nicht gibt, ist unmittelbare Resonanz auf unser Handeln.

Anders bei den Dingen, die dringend sind und wichtig, also Quadrant I, da bekommen wir unmittelbare Resonanz auf unser Handeln. Das Gute ist, wenn wir da sind, fühlen wir uns gebraucht und wichtig. Das schlechte ist, wenn wir dauernd da sind, dann reagieren wir überwiegend, anstatt zu gestalten und entwickeln uns nicht weiter.

Und wie ist es denn mit den unwichtigen Dingen?
Dringende unwichtige Dinge (Quadrant III), sind meistens Sachen, die andere von uns haben wollen. Das können einfach Emails oder Anrufe sein, die uns aus etwas heraus reissen, was wir gerade bearbeiten. Sind Sie jederzeit telefonisch erreichbar? Haben Sie immer Ihr Emailprogramm geöffnet? Das kann dafür sorgen, daß Sie für viele Dinge viel länger brauchen als nötig. Denn wenn man ständig aus einer Sache herausgerissen wird, braucht man jedes Mal wieder einige Zeit, bis man wieder drin ist. Und am meisten Energie braucht unser Gehirn, wenn es ständig zwischen verschiedenen Themen hin und herspringt. Das kostet am meisten Kraft.

Wer also immer sofort auf eingehende Emails oder Telefonanrufe reagiert, fühlt sich irgendwann völlig erschöpft und hat effektiv trotzdem nicht viel geschafft.
Und wenn man dann eh schon müde ist und wenig Ressourcen hat, kann man sich oft auch nicht mehr so richtig mit den wichtigen Dingen beschäftigen, denn die brauchen hohe Konzentration und Aufmerksamkeit.
Und dann kommen die sogenannten Ausflucht Aktivitäten (Quadrant IV). Man antwortet auf einzelne Emails, schaut in die Sozialen Netzwerke und macht irgendetwas, ohne wirklich etwas zu bewirken.
Wenn ich mich dabei ertappe, dann weiß ich, ich brauche eine Pause. Dann gehe ich lieber raus, mache etwas Schönes und lade meine Batterien wieder auf! Das ist tausendmal besser, als unproduktiv am Schreibtisch hängen zu bleiben.

Ich glaube, Zeit haben wir genug. Was wir uns aber wirklich gut einteilen müssen, sind unsere Ressourcen, unsere Kraft.
Und vielleicht geht’s Ihnen ja so wie mir: je mehr ich meinen Tag selbst bestimme, umso mehr Kraft habe ich. Je mehr ich mich fremdbestimmt fühle, umso weniger Kraft habe ich.

Das Gefühl von Selbstbestimmung gibt uns Kraft. Fremdbestimmung macht müde.

Das Gefühl von Selbstbestimmung und Überblick geben Kraft. Das Gefühl von Fremdbestimmung und den Überblick zu verlieren, macht müde.
Es gibt Aktivitäten, die geben uns Kraft, weil wir sie als für uns wichtig definiert haben: das sind Aktivitäten, die uns unseren Zielen näherbringen.
Und es gibt Aktivitäten, die machen uns total müde, weil sie uns gefühlt von unseren Zielen abhalten.

Strategien, um Ziele zu erreichen

Eine gute Methode, achtsam mit seinen Ressourcen umzugehen, ist beispielsweise, den Tag immer mit Aktivitäten zu beginnen, die uns Kraft geben. Wenn Sie das, was Sie heute Ihrem Ziel wirklich näherbringt, gleich morgens erledigen, und zwar ohne Unterbrechung, dann haben Sie für den Rest des Tages so viel Kraft, dass Sie all die Post, Telefonate und das Kleinzeug, was eben auch zu tun ist, mit Leichtigkeit auch noch hinkriegen. So geht’s mir jedenfalls.

Und hier gibt’s zwei meiner Strategien, die ich (fast) jeden Tag anwende:

1. Kompassaktivitäten
Definieren Sie Ihre Kompassaktivitäten. Das sind die Dinge, die Sie Ihrem nächsten Ziel näherbringen. Meistens sind diese Dinge im Quadranten II, wichtig, aber nicht dringend. Deshalb bleiben sie ja auch meistens liegen und werden auf irgendwann später verschoben.
Aber wenn Sie sich Ziele in Ihrem Business setzen, dann stellen Sie sich doch einfach immer wieder die Frage: Was kann ich heute tun, um meinem großen Ziel näher zu kommen?
Diese tägliche Frage hält Ihr Ziel immer im Bewusstsein.
Diese Aktivitäten mache ich üblicherweise zuerst, gleich am Morgen, bevor ich irgendetwas anderes tue.

2. Leerer Schreibtisch
Am Abend den Schreibtisch komplett leerräumen. Die erste Kompassaktivität für den nächsten Morgen drauflegen. Diesen Vorgang am nächsten Morgen abarbeiten, bevor Sie etwas anderes tun. Dann ist es auch ganz einfach, tatsächlich mit diesem Vorgang den Tag zu beginnen.
In der Zeit, in der ich meine Kompassaktivitäten abarbeite, bin ich telefonisch und per Email nicht erreichbar. Ich schalte mein Telefon um, und wer mir eine Email schreibt, muß warten, bis ich mein Emailprogramm am späten vormittag zum ersten Mal öffne.
Auf diese Weise schaffe ich effektiv total viel und bin abends trotzdem fitter, wie wenn ich mich ständig von irgendwelchem Zeug ablenken hätte lassen. Denn Ablenkung kostet unglaublich viele Ressourcen.
Ich beantworte trotzdem meine Emails und führe wichtige Telefonate. Aber das mache ich, nachdem ich meine wichtigste Kompassaktivität erledigt habe.

Ich glaube, wir haben genug Zeit. Ob wir effektiv sind oder nicht, hängt eher davon ab, ob wir unsere Ressourcen weise einteilen.
Vielleicht haben Sie ja Lust, meine zwei Strategien (Kompassaktivitäten und leerer Schreibtisch) auszuprobieren und mir zu schreiben, ob Ihnen das hilft!

Und wenn Sie sich noch mehr mit dem Thema befassen wollen, dann gibt’s hier auch noch ein Onlineseminar dazu:

„Mein Geschäft läuft super – und ich hab auch noch mehr Zeit“
Effektives Zeitmanagement und die Kunst, immer das Wesentliche im Auge zu behalten

Denn es kostet die gleiche Zeit, mittelmäßg erfolgreich oder Spitzenunternehmer zu sein.

Photo by Kevin on Unsplash